Documentation Giga-CRM

Démarrage rapide

Première connexion

1. Accédez à votre espace via app.giga-crm.com
2. Entrez vos identifiants fournis par email
3. Configurez l'authentification à deux facteurs (obligatoire)
4. Personnalisez votre profil et vos préférences

Configuration initiale

Lors de votre première connexion, nous vous recommandons de :

• Inviter les membres de votre équipe
• Configurer vos pipelines de vente
• Importer vos contacts existants
• Connecter vos comptes email
• Personnaliser vos templates de documents

Tableau de bord

Le tableau de bord est votre centre de contrôle personnalisable qui affiche les métriques clés de votre activité.

Widgets disponibles

Personnalisation

Pour personnaliser votre tableau de bord :

1. Cliquez sur "Personnaliser" en haut à droite
2. Glissez-déposez les widgets pour les réorganiser
3. Ajoutez de nouveaux widgets depuis la bibliothèque
4. Configurez les périodes et filtres de chaque widget
5. Sauvegardez votre configuration

Module CRM

Gestion des leads

Notre système de scoring IA analyse automatiquement vos leads sur 100 points selon :

• Engagement : Ouverture d'emails, clics, visites site web
• Profil : Correspondance avec votre client idéal
• Comportement : Actions effectuées, documents téléchargés
• Timing : Récence et fréquence des interactions

Pipeline de vente

Créez des pipelines personnalisés pour chaque type de vente :

1. Accédez à CRM > Pipelines
2. Cliquez sur "Nouveau pipeline"
3. Définissez les étapes (ex: Prospect, Qualifié, Proposition, Négociation, Gagné)
4. Configurez les actions automatiques pour chaque étape
5. Assignez les équipes responsables

Automatisations CRM

Exemples d'automatisations disponibles :

• Email de bienvenue automatique aux nouveaux leads
• Affectation basée sur des règles (géographie, secteur, score)
• Rappels automatiques pour le suivi
• Changement d'étape basé sur les actions
• Alertes pour leads inactifs

Module Finance

Facturation

Créez des factures professionnelles en quelques clics :

1. Finance > Factures > Nouvelle facture
2. Sélectionnez le client ou créez-en un nouveau
3. Ajoutez les produits/services
4. Appliquez les taxes et remises
5. Choisissez un template
6. Envoyez par email ou téléchargez en PDF

Gestion des paiements

Tableaux de bord financiers

Suivez vos performances financières en temps réel :

• Cash flow : Prévisions sur 30/60/90 jours
• Balance âgée : Créances par ancienneté
• Rentabilité : Par client, projet, produit
• Commissions : Calcul automatique pour l'équipe commerciale

Gestion de projets

Création d'un projet

Structurez vos projets efficacement :

1. Projets > Nouveau projet
2. Définissez les informations de base (nom, client, budget, deadlines)
3. Créez les jalons principaux
4. Ajoutez les membres de l'équipe
5. Décomposez en tâches
6. Assignez les responsabilités

Vues disponibles

Time tracking

Suivez précisément le temps passé :

• Timer intégré sur chaque tâche
• Saisie manuelle possible
• Rapports détaillés par projet/client/utilisateur
• Export pour facturation
• Intégration avec le module finance

Communications

Intégration email

Connectez vos comptes email professionnels :

1. Paramètres > Intégrations > Email
2. Choisissez Gmail ou Outlook
3. Autorisez l'accès via OAuth2
4. Sélectionnez les dossiers à synchroniser
5. Activez le tracking des emails

Téléphonie Ringover

Fonctionnalités de l'intégration CTI :

• Click-to-call depuis n'importe quelle fiche
• Pop-up avec infos du contact lors d'appel entrant
• Enregistrement automatique des appels
• Journal d'appels centralisé
• SMS bidirectionnel
• Transcription automatique des appels avec IA

Transcriptions et Analyse IA

Transcription automatique

Vos appels enregistrés sont automatiquement transcrits et analysés :

• Multilingue : Support FR, EN, ES, DE, IT
• Temps réel : Transcription en 1-3 minutes
• Précision : Technologie OpenAI Whisper
• Horodatage : Segments chronométrés cliquables

Analyse de conformité

Chaque appel reçoit un score de conformité sur 100 points :

Critères d'évaluation

L'analyse IA évalue chaque appel sur 8 critères principaux :

• Salutation professionnelle : Présentation claire et identification
• Écoute active : Reformulation et questions pertinentes
• Proposition de valeur : Clarté et adaptation aux besoins
• Gestion des objections : Réponses appropriées et empathie
• Conclusion efficace : Récapitulatif et prochaines étapes
• Respect des procédures : Conformité aux scripts et règles
• Professionnalisme : Ton, langage et attitude
• Résolution : Capacité à résoudre les problèmes

Niveaux de violation

Insights conversationnels

L'IA extrait automatiquement :

Tableau de bord de conformité

Suivez les performances de votre équipe :

• Vue d'ensemble : Score moyen, taux de conformité, évolution
• Par agent : Classement et axes d'amélioration personnalisés
• Violations fréquentes : Identification des problèmes récurrents
• Tendances : Graphiques d'évolution temporelle

Upload manuel

Vous pouvez aussi transcrire des fichiers audio existants :

1. Communications > Transcriptions > Nouvelle transcription
2. Glissez-déposez votre fichier audio
3. Formats supportés : MP3, WAV, M4A, OGG, WEBM (max 100MB)
4. Sélectionnez la langue de l'enregistrement
5. Patientez 1-3 minutes pour la transcription

Configuration

Pour activer la transcription automatique :

1. Paramètres > Intégrations > OpenAI
2. Activez "Transcription automatique des appels"
3. Choisissez la langue par défaut
4. Personnalisez les règles de conformité si nécessaire
5. Définissez les notifications souhaitées

Intégration avec les Missions

Les prompts d'analyse peuvent être personnalisés par mission :

• Priorité : Prompt de mission > Configuration OpenAI > Prompt par défaut
• Adaptation automatique selon le contexte de la mission
• Critères spécifiques par type de campagne
• Historique des performances par mission

Gestion des Missions

Types de missions

Création d'une mission

1. CRM > Missions > Nouvelle mission
2. Définissez le nom et le type de mission
3. Sélectionnez la période (dates de début/fin)
4. Configurez le prompt d'analyse IA spécifique (optionnel)
5. Assignez les leads à la mission
6. Définissez les objectifs et KPIs

Gestion des leads par mission

Chaque lead peut être associé à une ou plusieurs missions :

• Affectation en masse : Sélectionnez et assignez plusieurs leads
• Statut individuel : Actif, Terminé, En pause par lead
• Suivi temporel : Date d'assignation et de complétion
• Métadonnées : Informations spécifiques par lead-mission

Tableau de bord des missions

Suivez les performances de vos missions en temps réel :

• Vue d'ensemble : Toutes les missions actives et leur progression
• Statistiques : Nombre de leads, taux de complétion, performance
• Analyse comparative : Comparez l'efficacité entre missions
• Export : Rapports détaillés par mission

Automatisations

Automatisez vos processus de mission :

• Affectation automatique selon des critères
• Changement de statut basé sur les actions
• Notifications aux agents pour les nouvelles affectations
• Clôture automatique à la date de fin
• Génération de rapports de fin de mission

Gestion documentaire

Templates de documents

Créez des templates réutilisables avec variables dynamiques :

1. Documents > Templates > Nouveau
2. Choisissez le type (Devis, Contrat, Facture, etc.)
3. Utilisez l'éditeur WYSIWYG
4. Insérez des variables : {{client.nom}}
5. Définissez les zones de signature
6. Testez avec des données exemple

Signatures électroniques

Process de signature sécurisé :

• Génération du document depuis un template
• Envoi par email avec lien sécurisé
• Authentification par OTP
• Signature tactile ou upload d'image
• Certificat légal avec horodatage
• Archivage sécurisé

Paramètres

Gestion des utilisateurs

Gérez finement les accès de votre équipe :

• 4 rôles prédéfinis : Super Admin, Admin, Manager, User
• 194 permissions granulaires
• Création de rôles personnalisés
• Gestion par équipes/départements
• Historique des connexions

Personnalisation

Adaptez Giga-CRM à votre entreprise :

• Logo et couleurs de l'entreprise
• Champs personnalisés sur tous les modules
• Workflows automatisés
• Règles de validation
• Templates email personnalisés

Intégrations

Pour configurer une intégration, consultez notre documentation API.

Questions fréquentes